Privacy statement

 

Privacy is belangrijk. Het geeft ons vrijheid en het beschermt onze persoonlijke levenssfeer. Voor de kunsten is privacy helemaal van betekenis. Kunsten en vrijheid zijn immers onlosmakelijk met elkaar verbonden. ArtEZ gaat dan ook zeer zorgvuldig met persoonsgegevens om conform de voorwaarden van de Europese privacywet, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In dit privacy statement legt ArtEZ onder meer uit welke persoonsgegevens ze verzamelt, voor welke doeleinden, op basis waarvan en hoe de rechten van studenten, medewerkers en anderen zijn gewaarborgd.

Categorieën persoonsgegevens

ArtEZ kan onder meer de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken.

  • Naam, adres, woonplaats, geboorteplaats en -datum, geslacht, nationaliteit, studentnummer, personeelsnummer, rekeningnummer, BSN, pasfoto, correspondentienummer OCW.
  • Gegevens over inschrijving en uitschrijving voor een opleiding, zoals opleiding, opleidingsvorm, studiefase, studiejaar, datum inschrijving/aanmelding, datum en reden van uitschrijving/afmelding.
  • Gegevens over vooropleiding, zoals de laatst gevolgde vooropleiding en diploma’s.
  • Gegevens over studievoortgang, zoals ingeschreven en behaalde cursussen, behaalde getuigschriften, data behaalde cursussen en getuigschriften en bindend studieadvies.
  • Gegevens die noodzakelijk zijn voor een goede begeleiding van studenten en medewerkers op het gebied van welzijn en gezondheid.
  • Naam, adres, woonplaats, geboorteplaats en -datum, geslacht en nationaliteit van ouders/verzorgers van studenten.
  • Gegevens over aanstelling of inhuur, zoals functie, verantwoordelijkheden, bevoegdheden, duur, aanwezigheid, beoordeling, opleiding, verdiensten.
  • Beelden (video’s en foto’s).
  • Internetgedrag.(zie ook wifi en cookies)
  • Onderzoeksgegevens.
  • Verzekeringsgegevens.

Doeleinden van verwerking

ArtEZ kan persoonsgegevens gebruiken voor de volgende doeleinden.

  • Inschrijving als student of cursist.
  • Verzorgen van onderwijs.
  • Verwerking van studieresultaten en bijhouden van studievoortgang.
  • Bepalen en innen van bijdragen voor leermiddelen, zoals college- en examengelden.
  • Aanstelling of inhuur als medewerker.
  • Nakoming arbeidsrechtelijke verplichtingen.
  • Personeels- en salarisadministratie, inclusief personeelsbegeleiding, beoordeling, opleiding en zorg.
  • Nakoming overeenkomsten met externe partijen.
  • Archiefbeheer.
  • Toezending van aangevraagde publicaties of andere informatie.
  • Informatievoorziening over actualiteiten en evenementen.
  • Financiële administratie en beheer van inkoop- en betaalsystemen.
  • Accountantscontrole en accreditatie.
  • ICT-beheer, inclusief onderhoud, beheer, beveiliging en gebruik van ICT-voorzieningen.
  • Beveiliging en verbetering van de websites.
  • Beveiliging van gebouwen, terreinen, personen en zaken.
  • Onderzoek ter verbetering van de kwaliteit van bedrijfsvoering, onderwijs- en onderzoeksbeleid.
  • Gebruik van mediatheeksystemen.
  • Terbeschikkingstelling en gebruik van communicatieapparatuur.
  • Visumaanvragen.
  • Werving en selectie.
  • Organisatie van en deelname aan medezeggenschapsverkiezingen.
  • Gebruik parkeerfaciliteiten.
  • Geschilbehandeling.
  • Debiteurenbeheer.
  • Alumnibeleid.
  • Gebruikersstatistieken.

Grondslagen voor de verwerking van categorieën persoonsgegevens

ArtEZ verwerkt persoonsgegevens alleen op basis van een van de volgende grondslagen.

  • Toestemming.
  • Uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent of zult worden.
  • Voldoening aan een wettelijke verplichting.
  • Bescherming van vitale belangen van de betrokkene of van andere personen.
  • Vervulling van een taak van algemeen belang of vanwege een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag.
  • Behartiging van gerechtvaardigde belangen van ArtEZ of van een derde, behalve als de belangen of de grondrechten en fundamentele vrijheden van de betrokkene ter zake zwaarder wegen dan die belangen.

Grondslagen voor de verwerking van bijzondere categorieën persoonsgegevens

Verwerking van bijzondere categorieën van persoonsgegevens gebeurt slechts als er in het specifieke geval een uitzondering geldt voor het verbod om bijzondere persoonsgegevens te verwerken. Tot deze uitzonderingen behoren de volgende.

  •  Toestemming.
  • Noodzakelijke verwerking met het oog op de uitvoering van verplichtingen en de uitoefening van specifieke rechten van een betrokken persoon en dan slechts op het gebied van het arbeidsrecht en het sociale zekerheids- en sociale beschermingsrecht.
  • Noodzakelijke verwerking ter bescherming van de vitale belangen van de betrokken persoon of van een andere natuurlijke persoon, mits deze fysiek of juridisch niet in staat is om toestemming te geven.
  • De verwerking heeft betrekking op persoonsgegevens die kennelijk door de betrokkene openbaar zijn gemaakt.
  • Noodzakelijke verwerking voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.
  • Noodzakelijke verwerking vanwege een zwaarwegend algemeen belang.
  • Noodzakelijke verwerking voor doeleinden van preventieve of (arbeids)geneeskundige aard.
  • Noodzakelijke verwerking om redenen van algemeen belang op het gebied van de volksgezondheid.
  • Noodzakelijke verwerking met het oog op de archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden.

Verstrekking aan derden

ArtEZ verstrekt persoonsgegevens aan derde partijen vanwege een wettelijke verplichting of ter uitvoering van een overeenkomst. Deze partijen verwerken de gegevens overeenkomstig hun openbaar gemaakte privacystatement. De volgende instanties behoren tot de derde partijen.

  • Overheidsorganen en publiekrechtelijke rechtspersonen, zoals het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, de Inspectie van het Onderwijs, de Dienst Uitvoering Onderwijs, de Belastingdienst, de Immigratie- en Naturalisatiedienst, uitkeringsinstanties en gemeenten.
  • Subsidieverlenende instanties.
  • Bank.
  • Verzekeraar.
  • Telecommaatschappij.
  • Accountant.
  • Incassobureau.
  • Partnerinstellingen in binnen- en buitenland (buitenlandstudie en -stage).
  • Studiekeuze123.
  • Studielink.
  • Stageaanbiedende instanties.
  • Studie- en studentenverenigingen.
  • Pensioenfondsen.
  • Uitkeringsinstanties.
  • Inkomensverzekeraar.
  • Arbodienst.
  • Uitzendbureau.
  • Vereniging van Hogescholen.
  • Rechtsbijstandsverlener.
  • Externe begeleidende instanties.
  • NS.

Verder maakt ArtEZ gebruik van diensten van bedrijven en instellingen die daarvoor persoonsgegevens van haar nodig hebben. ArtEZ sluit met deze bedrijven en instellingen verwerkersovereenkomsten of andere overeenkomsten af ter waarborging van de privacy van de betrokkenen. ArtEZ verstrekt niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk is voor het verlenen van een dienst, tenzij zij daartoe wettelijk is verplicht of u daarvoor toestemming hebt gegeven. 

Websites van derden

De website van ArtEZ kan hyperlinks bevatten naar websites van derden. Op deze websites kan een ander privacystatement van toepassing zijn. ArtEZ heeft geen zeggenschap over andere websites en draagt geen aansprakelijkheid voor de inhoud of werking daarvan.

Doorgifte aan landen buiten de EER

ArtEZ verstrekt geen persoonsgegevens aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten, Noorwegen, IJsland en Liechtenstein), tenzij u daar onderwijs volgt of stage loopt in het kader van uw opleiding of cursus dan wel u daar werkzaamheden voor ArtEZ verricht.

Profiling en geautomatiseerde besluitvorming

ArtEZ maakt geen gebruik van profiling en geautomatiseerde besluitvorming.

Beveiliging van persoonsgegevens

ArtEZ heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Daartoe behoren versleuteling en pseudonimisering van persoonsgegevens, versleutelde communicatie, vertrouwelijke behandeling van persoonsgegevens en gebruik van een firewall. Persoonsgegevens worden opgeslagen op locaties die fysiek en technisch zijn beveiligd. Studenten en medewerkers kunnen beveiligingsincidenten rapporteren bij het Meldpunt Datalekken, waarna het incident wordt onderzocht en zo nodig maatregelen worden genomen.

Wifi-netwerk en cookies

ArtEZ gebruikt als onderwijsinstelling het wifi-netwerk van Eduroam. Informatie over uw verbinding en computer of telefoon wordt alleen verwerkt om de wifi-verbinding tot stand te brengen.

ArtEZ gebruikt cookies als u haar website bezoekt. Daarmee kan surfgedrag worden opgeslagen en gebruikt bij een volgend bezoek. Tevens maakt ArtEZ gebruik van Google Analytics. Daarmee worden anoniem statistieken over onder meer aantallen bezoekers en bezochte pagina’s bijgehouden, waarmee de website kan worden verbeteren. Deze statistieken zijn niet te herleiden tot een bepaalde persoon. Nadere informatie is te vinden in het Cookiestatement van ArtEZ.

Cameratoezicht

Op de terreinen en in de gebouwen van ArtEZ vindt cameratoezicht plaats. Bezoekers wordt daarop met tekst en afbeeldingen gewezen. ArtEZ gebruikt deze beelden om de veiligheid van haar studenten, medewerkers en andere bezoekers te waarborgen en voor de beveiliging van haar gebouwen en terreinen.

Bewaartermijn

ArtEZ bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk en alleen voor het doel van de verwerking. De duur is afhankelijk van het soort persoonsgegeven. Als er wettelijke bewaartermijnen gelden, dan worden die aangehouden. Als wettelijke en overeengekomen termijnen uiteenlopen, dan wordt de langste bewaartermijn gehanteerd. Indien u uw persoonsgegevens eerder wilt laten verwijderen, dan kunt u daarvoor een verzoek indienen.

Uw rechten

Net als bij andere instellingen hebt u bij ArtEZ diverse rechten die uw privacy helpen beschermen.

Recht op inzage

U hebt het recht om in te zien welke persoonsgegevens ArtEZ van u verwerkt.

Recht van correctie en verwijdering

U hebt het recht om uw persoonsgegevens te corrigeren of verwijderen, als uw gegevens niet juist of onvolledig zijn dan wel als de verwerking niet (meer) gerechtvaardigd is.

Recht van bezwaar

U hebt het recht om vanwege uw situatie of positie bezwaar te maken tegen bepaalde verwerking van uw gegevens. Uw bezwaar kan slagen als de verwerking niet is gebaseerd op uw toestemming, de uitvoering van een met u gesloten overeenkomst, een wettelijke verplichting of het beschermen van een vitaal belang van u of van anderen.

Als u er bezwaar tegen hebt dat ArtEZ persoonsgegevens van u verwerkt om u over activiteiten van ArtEZ te informeren, dan zal ArtEZ dit bezwaar altijd honoreren. Als u bezwaar maakt tegen andersoortige verwerking van uw persoonsgegevens, dan zal ArtEZ onderzoeken of aan uw bezwaar tegemoet kan worden gekomen. Als het door u gestelde belang zwaarder weegt dan het belang dat ArtEZ heeft bij de verdere verwerking van uw persoonsgegevens, dan zal ArtEZ uw persoonsgegevens niet langer verwerken. Als ArtEZ een zwaarder wegend gerechtvaardigd belang denkt te hebben om uw persoonsgegevens te blijven verwerken, dan wordt dit toegelicht.

Recht van intrekking van toestemming

Als ArtEZ persoonsgegevens van u verwerkt op grond van uw toestemming, dan kunt u deze altijd intrekken. ArtEZ zal de verwerking van de daarop gebaseerde persoonsgegevens vanaf dat moment staken. Eerdere verwerkingen blijven rechtmatig.

Recht op beperking

U kunt recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens hebben. Dit recht kunt u inroepen als u een correctieverzoek of bezwaar hebt ingediend, als uw persoonsgegevens verwijderd zouden moeten worden maar u in plaats van verwijdering vraagt om voortzetting of beperking van de verwerking van uw gegevens, of als ArtEZ uw persoonsgegevens niet langer nodig heeft maar uzelf nog wel vanwege een juridische procedure.

Recht op gegevensoverdraagbaarheid

Als wij persoonsgegevens van u verwerken op grond van uw toestemming of een met u gesloten overeenkomst, hebt u het recht om de door u digitaal verstrekte gegevens terug te ontvangen in een gangbaar bestandsformaat. U bent vrij om die gegevens vervolgens door te sturen naar een andere partij.

Uitoefening van uw rechten

Als u uw rechten wilt uitoefenen, kunt u zich wenden tot de functionaris voor de gegevensbescherming van ArtEZ. Zie Toezicht en vragen.

ArtEZ zal uw vraag of verzoek individueel beoordelen. Als aan uw verzoek geen gehoor kan worden gegeven, dan zal dat altijd gemotiveerd gebeuren. ArtEZ zal in beginsel binnen een maand reageren op uw vraag of verzoek. Als de beantwoording daarvan meer tijd kost, bijvoorbeeld vanwege het aantal binnengekomen verzoeken of de complexiteit daarvan, dan wordt u daarover geïnformeerd. U ontvangt in elk geval binnen drie maanden antwoord. Voor de uitoefening van uw rechten worden geen kosten in rekening gebracht, behalve in geval van misbruik.

ArtEZ kan u vragen zich te identificeren voordat uw verzoek in behandeling wordt genomen. Daarmee wordt voorkomen dat persoonsgegevens in verkeerde handen vallen, ten onrechte wijzigingen in uw persoonsgegevens worden aangebracht of de wijze van verwerking onterecht wordt aangepast.

Toezicht en vragen

ArtEZ heeft een functionaris voor de gegevensbescherming (FG), die over privacywetgeving adviseert en toeziet op de naleving daarvan binnen ArtEZ. De FG is onafhankelijk en rapporteert aan het College van Bestuur. Ook is de FG contactpersoon voor betrokkenen van ArtEZ, zoals studenten en medewerkers, en de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Bij vragen en verzoeken over de privacyregelgeving en uw privacyrechten kunt u contact opnemen met de FG:

per e-mail: fg.avg@artez.nl

of per post: Postbus 49, 6800 AA  Arnhem.

U kunt ook een klacht over de verwerking van persoonsgegevens door ArtEZ indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Haar contactgegevens zijn te vinden op haar website.

Slotbepalingen

Het privacystatement van ArtEZ is vastgesteld door het College van Bestuur, na advies van de Medezeggenschapsraad, en is van kracht sinds 25 mei 2018. Het privacystatement kan worden gewijzigd. Op de website van ArtEZ is altijd de meest actuele versie te vinden.